Ratgeber · Software
Gastronomie-Software: worauf solltest du achten?
Es gibt viele Programme für die Gastronomie: Kassen, Warenwirtschaft, Kalkulation, Dienstplan, Reservierung. Welche du brauchst, hängt von deinem Betrieb ab. Diese Seite hilft dir mit neutralen Kriterien und Fragen, die du jedem Anbieter stellen kannst, bevor du dich festlegst.
Zuerst: was ist dein größtes Problem?
Bevor du Funktionen vergleichst, schreib auf, wo es gerade am meisten hakt. Weißt du nicht, welche Gerichte sich lohnen? Merkst du Preiserhöhungen zu spät? Geht in der Küche Ware verloren? Dauert die Inventur ewig? Die Software, die dein größtes Problem löst, ist die richtige, nicht die mit den meisten Funktionen.
- „Ich weiß nicht, was meine Gerichte kosten.“ Dann zählt vor allem die Rezeptkalkulation.
- „Meine Lieferanten werden ständig teurer.“ Dann zählt, wie einfach Rechnungen in die Kalkulation kommen.
- „Am Monatsende fehlt Ware.“ Dann zählen Inventur und Soll-Ist-Vergleich.
- „Ich weiß nicht, ob sich der Laden überhaupt rechnet.“ Dann zählen Fixkosten und Break-even.
Die wichtigsten Kriterien
01
Kalkulation
Das Herzstück. Die Software sollte dir für jedes Gericht zeigen, was es kostet und was übrig bleibt.
Frag nach:
- Kann ich Schwund, Garverlust und Teilrezepte wie Soßen abbilden?
- Rechnet sie mit Nettopreisen und der richtigen Mehrwertsteuer für Speisen und Getränke?
- Bekomme ich einen Preisvorschlag zu meinem Ziel-Wareneinsatz?
- Gibt es einen eigenen Bereich für Getränke mit Fass, Flasche und Glas?
02
Aktuelle Einkaufspreise
Eine Kalkulation ist nur so gut wie ihre Preise. Wenn du sie von Hand pflegen musst, veraltet sie schnell.
Frag nach:
- Kann ich Lieferantenrechnungen fotografieren oder per E-Mail einlesen?
- Sehe ich, welche Gerichte von einer Preiserhöhung betroffen sind?
- Entscheide ich selbst, ob ein neuer Preis übernommen wird?
03
Warenwirtschaft und Bestellung
Weniger doppelt bestellen, weniger wegwerfen, weniger Zettel in der Küche.
Frag nach:
- Können meine Mitarbeiter in Küche und Bar selbst am Handy bestellen?
- Gibt es die Küchenansicht auch in anderen Sprachen?
- Sehe ich Bestellstatus und Verlauf?
04
Inventur und Soll-Ist
Die Inventur zeigt, wo Ware verloren geht. Am Handy geht sie viel schneller als mit Papierlisten.
Frag nach:
- Kann ich am Handy zählen, auch mit mehreren Personen?
- Gibt es einen Soll-Ist-Vergleich aus Rezepten und Kassendaten?
- Sehe ich den aktuellen Bestand zwischen zwei Inventuren?
05
Unabhängig von der Kasse
Deine Kasse ist meist schon da und läuft. Eine gute Ergänzung arbeitet mit ihr zusammen, statt sie zu ersetzen.
Frag nach:
- Funktioniert es mit meiner bestehenden Kasse, zum Beispiel über CSV- oder Excel-Export?
- Muss ich für die Anbindung extra bezahlen?
- Was passiert, wenn ich die Kasse später wechsle?
06
Team und Schulung
Software bringt nur etwas, wenn das Team sie nutzt. Und ein gut geschultes Team verkauft mehr.
Frag nach:
- Wie viele Nutzer sind im Preis enthalten?
- Gibt es Rollen, damit jeder nur sieht, was er braucht?
- Gibt es Schulungsinhalte für Küche und Service?
07
Datenschutz, Support und Kosten
Deine Zahlen sind sensibel. Und wenn etwas nicht klappt, willst du schnell eine Antwort auf Deutsch.
Frag nach:
- Wo werden die Daten gespeichert, in der EU?
- Gibt es Support auf Deutsch, und hilft jemand bei der Einrichtung?
- Was kostet es insgesamt im Monat, und wie lange bin ich gebunden?
- Kann ich es vorher ohne Anmeldung ausprobieren?
So testest du eine Software richtig
- Mit einem echten Gericht: Leg dein meistverkauftes Gericht an, zum Beispiel Schnitzel Wiener Art, mit allen Zutaten und Schwund. Kommst du allein klar?
- Mit einer echten Rechnung: Fotografiere eine Lieferantenrechnung. Werden die Preise richtig erkannt?
- Mit deinem Koch: Lass ihn eine Bestellung oder eine Zählung am Handy machen. Wenn er es nicht nutzt, nützt es dir nichts.
- Mit einem Export deiner Kasse: Funktioniert die Übernahme der Verkäufe ohne Bastelei?
Warnsignale
- Der Preis ist erst nach einem langen Verkaufsgespräch zu erfahren.
- Wichtige Funktionen kosten jeweils extra, und am Ende wird es viel teurer als gedacht.
- Lange Laufzeit, ohne dass du vorher in Ruhe testen konntest.
- Du kannst deine Daten nicht exportieren.
Diese Seite ist eine allgemeine Orientierungshilfe. Welche Software zu dir passt, hängt von deinem Betrieb ab. Fragen zu Kassenpflichten und Steuern klärst du mit deinem Steuerberater, das ist keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Brauche ich als kleines Restaurant überhaupt eine Software?+
Für die Kasse ja, für alles andere nicht zwingend. Aber sobald du mehr als eine Handvoll Gerichte hast und deine Einkaufspreise schwanken, wird Excel schnell unübersichtlich. Eine gute Software spart dir vor allem Zeit beim Rechnen und zeigt dir früh, wenn ein Gericht kein Geld mehr bringt.
Was ist der Unterschied zwischen Kassensystem und Kalkulations-Software?+
Die Kasse erfasst, was du verkaufst, und erfüllt die Vorgaben fürs Finanzamt. Eine Kalkulations-Software rechnet aus, was deine Gerichte kosten und was übrig bleibt. Beides ergänzt sich: Die Verkaufszahlen aus der Kasse machen die Kalkulation erst richtig aussagekräftig.
Muss ich meine Kasse wechseln, um eine neue Software zu nutzen?+
Das hängt von der Software ab. Achte darauf, dass sie mit deiner bestehenden Kasse zusammenarbeitet, zum Beispiel über Export-Dateien. Ein Kassenwechsel ist teuer und aufwendig und sollte nicht die Voraussetzung sein.
Wie lange dauert die Einrichtung?+
Am längsten dauert es, die Rezepte einmal sauber anzulegen. Fang mit den Gerichten an, die du am häufigsten verkaufst. Frag den Anbieter, ob er bei der Einrichtung hilft, per Video oder vor Ort.
Worauf sollte ich beim Vertrag achten?+
Auf den Gesamtpreis pro Monat mit allen Funktionen, die du brauchst, auf Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist, auf Kosten für zusätzliche Nutzer und Standorte und darauf, ob du deine Daten jederzeit exportieren kannst.
So macht es Gastravo
Gastravo ist eine Software für Kalkulation und Kostenkontrolle in der Gastronomie, entstanden im eigenen Restaurant. Sie ist keine Kasse, sondern arbeitet mit jeder Kasse zusammen, die Verkäufe als CSV- oder Excel-Datei exportiert. Drin sind Rezept- und Getränkekalkulation mit Preisassistent, ein Produktpass für jedes Gericht (die Karte für Küche und neue Mitarbeiter), Rechnungen per Foto mit KI und Einkaufsradar, Warenbestellung und Wareneingang mit Lieferschein-Abgleich für die Köche in 20 Sprachen, Inventur mit Soll-Ist-Vergleich, BWA verständlich erklärt und die Gastravo Academy fürs ganze Team.
Alles ist in einem Paket für einmalig 1.490 € netto pro Betrieb enthalten, mit unbegrenzt vielen Nutzern. Das erste Jahr ist alles inklusive, danach kosten Server, KI und Updates 19 € im Monat, monatlich kündbar. Oder du nimmst das Abo für 149 € im Monat, Mindestlaufzeit 12 Monate. Die Daten liegen auf Servern in der EU. Ausprobieren kannst du alles vorher in der Demo, ohne Anmeldung.
Demo mit Beispielzahlen unter www.gastravo.de/demo, ohne Anmeldung.