Ratgeber · Einkauf
Lieferantenrechnungen prüfen und Einkaufspreise im Blick behalten
Lieferanten ändern ihre Preise oft ohne Ankündigung. Wer die Rechnungen nur abheftet und bezahlt, merkt das erst, wenn am Monatsende weniger übrig bleibt. Hier steht, worauf du bei jeder Rechnung achten solltest, wie du Preiserhöhungen in deine Kalkulation bringst und wie du die Belege sauber an den Steuerberater gibst.
Checkliste: jede Rechnung in zwei Minuten prüfen
- Menge: Stimmt die berechnete Menge mit dem Lieferschein und der Ware überein? Bei Fleisch und Fisch das Gewicht nachwiegen.
- Preis pro Einheit: Gleicher Preis wie beim letzten Mal oder wie vereinbart?
- Packungsgröße: Gleicher Preis, aber 900 g statt 1 kg ist auch eine Preiserhöhung.
- Zuschläge: Neue Energie-, Logistik- oder Mindermengenzuschläge?
- Rabatte und Gutschriften: Vereinbarter Rabatt abgezogen? Retouren und Leergut gutgeschrieben?
- Mehrwertsteuer: Lebensmittel meist 7 %, Getränke und Non-Food meist 19 %. Im Zweifel fragst du deinen Steuerberater.
- Doppelt: Wurde dieselbe Lieferung schon einmal berechnet?
Was eine kleine Preiserhöhung wirklich kostet
Ein paar Cent mehr pro Kilo klingen harmlos. Entscheidend ist, wie viel von der Zutat in jeder Portion steckt und wie oft du das Gericht verkaufst. Erst dann siehst du, was die Preiserhöhung dich im Jahr wirklich kostet. Gastravo zeigt dir das für jedes betroffene Gericht automatisch.
Beispielzahlen
Rinderhackfleisch für den Rinderburger
- Alter Preis: 8,90 €/kg, neuer Preis: 9,80 €/kg, also 0,90 € mehr pro kg
- Patty: 180 g Rohware, das macht 0,16 € mehr pro Burger
- Bei 60 Burgern pro Woche: 9,72 € pro Woche, rund 505 € im Jahr
- Kosten pro Burger steigen von 4,60 € auf 4,76 €. Bei 15,90 € auf der Karte steigt der Wareneinsatz von 31,0 % auf 32,0 %.
Und das ist nur eine Zutat in einem Gericht. Rinderhack steckt vielleicht auch in der Bolognese und den Frikadellen. Kommen dann noch Öl, Butter und Sahne dazu, wird aus ein paar Cent schnell ein spürbarer Betrag. Wie stark das deinen Break-even verschiebt, zeigt der Ratgeber Fixkosten und Break-even.
Von der Rechnung zur Kalkulation
- Preise erfassen: Jede Rechnung zeitnah, nicht erst am Monatsende.
- Mit den Zutaten verbinden: „Rinderhack 20 % Fett 2,5 kg“ auf der Rechnung ist „Rinderhackfleisch“ in deinem Rezept.
- Betroffene Gerichte ansehen: Welche Rezepturen enthalten die Zutat, und um wie viel steigen ihre Kosten?
- Bewusst entscheiden: Neuen Preis übernehmen, nachverhandeln, Lieferant wechseln, Rezept anpassen oder den Kartenpreis anheben.
Wichtig ist der letzte Schritt: Nicht jede Preiserhöhung muss sofort auf die Karte. Manchmal ist es ein Sonderangebot, das ausläuft, manchmal eine einmalige Lieferung. Aber du solltest es wissen und selbst entscheiden.
Belege für den Steuerberater
Dein Steuerberater braucht alle Eingangsrechnungen vollständig, lesbar und nach Monat sortiert. Je ordentlicher sie ankommen, desto weniger Rückfragen und oft auch desto weniger Aufwand auf seiner Rechnung.
So bleibt es ordentlich
- Rechnungen gleich bei Lieferung erfassen, nicht in der Schublade sammeln.
- Eine feste Ablage pro Monat, digital oder im Ordner.
- Lieferanten bitten, Rechnungen per E-Mail an eine feste Adresse zu schicken.
- Einmal im Monat alles komplett an den Steuerberater übergeben.
- Originale und digitale Belege so aufbewahren, wie es dein Steuerberater vorgibt.
Alle Preise auf dieser Seite sind Beispielzahlen. Zu Mehrwertsteuer, Aufbewahrungsfristen und E-Rechnung: keine Steuerberatung, bitte mit deinem Steuerberater klären.
Häufige Fragen
Warum sollte ich jede Lieferantenrechnung prüfen?+
Weil sich Fehler und Preiserhöhungen sonst unbemerkt summieren. Eine falsche Menge, ein vergessener Rabatt oder ein paar Cent mehr pro Kilo fallen einzeln kaum auf, kosten über ein Jahr aber schnell mehrere hundert Euro.
Wie erkenne ich Preissteigerungen bei Lieferanten?+
Vergleiche den Preis pro Einheit (pro kg, pro Liter, pro Stück) mit der letzten Rechnung oder dem vereinbarten Preis. Achte auch auf geänderte Packungsgrößen und neue Zuschläge. Am einfachsten geht das, wenn die Preise jeder Rechnung digital erfasst werden.
Was mache ich, wenn ein Lieferant teurer wird?+
Erst rechnen, dann handeln: Welche Gerichte sind betroffen und um wie viel? Danach entscheidest du, ob du nachverhandelst, den Lieferanten wechselst, das Rezept anpasst oder den Kartenpreis erhöhst.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?+
Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen mehrere Jahre aufbewahrt werden, derzeit in der Regel acht Jahre. Die genauen Fristen und Formvorschriften klärst du mit deinem Steuerberater. Das ist keine Steuerberatung.
Muss ich E-Rechnungen annehmen können?+
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich elektronische Rechnungen empfangen können. Was das konkret für deinen Betrieb bedeutet, besprichst du am besten mit deinem Steuerberater.
So macht es Gastravo
In Gastravo fotografierst du die Rechnung einfach ab, oder dein Lieferant schickt sie an die eigene E-Mail-Adresse deines Betriebs. Die KI liest Lieferant, Positionen, Mengen und Preise aus, du prüfst und bestätigst. Gastravo erkennt selbst, welcher Rechnungsartikel zu welcher Zutat gehört, auch bei Abkürzungen.
Ändert sich ein Preis, zeigt dir das Einkaufsradar, welche Gerichte betroffen sind und um wie viel, zum Beispiel „Schnitzel kostet dann 0,30 € mehr pro Portion“. Du entscheidest mit einem Klick, ob du den neuen Preis übernimmst, und kannst es rückgängig machen. Deine Gerichte ändern sich nie von selbst.
Dein Steuerberater bekommt auf Wunsch einen eigenen Zugang nur für die Rechnungen: nach Monat ansehen, als ZIP mit Liste für Excel oder als DATEV-Buchungsstapel herunterladen. Nur lesend und jederzeit beendbar.
Demo mit Beispielzahlen unter www.gastravo.de/demo, ohne Anmeldung.