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Ratgeber · Warenwirtschaft

Inventur in der Gastronomie

Die Inventur hat einen schlechten Ruf: spät abends im Kühlhaus stehen und Packungen zählen. Dabei ist sie das beste Werkzeug, um zu sehen, wo im Betrieb Geld verloren geht. Hier steht, wie du sie gut vorbereitest, schnell durchziehst und richtig auswertest.

Wofür die Inventur gut ist

  • Echter Wareneinsatz: Nur mit Anfangs- und Endbestand weißt du, wie viel Ware im Monat wirklich verbraucht wurde.
  • Schwund erkennen: Verderb, zu große Portionen, Bruch, falsch gebuchte Ware.
  • Besser bestellen: Wer weiß, was da ist, bestellt weniger doppelt und wirft weniger weg.
  • Jahresabschluss: Für viele Betriebe ist die Bestandsaufnahme zum Stichtag vorgeschrieben.

Stichtag und Häufigkeit

Die Jahresinventur findet meist zum Ende des Geschäftsjahres statt, oft zum 31. Dezember. Ob du dazu verpflichtet bist, welche Fristen rund um den Stichtag gelten und wie du die Unterlagen aufbewahrst, klärst du am besten mit deinem Steuerberater. Diese Seite ist keine Steuerberatung.

Für die Kostenkontrolle ist eine monatliche Inventur sinnvoll, immer am gleichen Tag, zum Beispiel am letzten Sonntag des Monats nach Küchenschluss. Teure Artikel wie Fleisch, Fisch und Spirituosen kannst du zusätzlich wöchentlich zählen.

Ablauf in vier Schritten

  1. Vorbereiten: Zählliste nach Lagerorten, Einheiten festlegen, Lieferungen verbuchen.
  2. Zählen: Zu zweit, Regal für Regal, angebrochene Ware einheitlich erfassen.
  3. Bewerten: Jede Menge mit dem Einkaufspreis netto bewerten, mit aktuellen Preisen aus den letzten Rechnungen.
  4. Auswerten: Wareneinsatz ausrechnen und mit dem Soll vergleichen.

Wareneinsatz aus der Inventur

Für den echten Wareneinsatz brauchst du vier Zahlen: den Bestand der letzten Inventur, deine Einkäufe laut Lieferantenrechnungen, den Bestand der heutigen Inventur und deinen Nettoumsatz laut Kasse. Daraus ergibt sich, wie viel Ware im Zeitraum wirklich verbraucht wurde und welchen Anteil vom Umsatz das ausmacht. Gastravo rechnet das nach jeder Inventur automatisch für dich aus.

Beispielzahlen

Küche, ein Monat

  1. Anfangsbestand laut letzter Inventur: 6.200 €
  2. Einkäufe laut Lieferantenrechnungen: 11.800 €
  3. Endbestand laut heutiger Inventur: 5.900 €
  4. Speisenumsatz netto laut Kasse: 38.000 €

Verbraucht wurde im Monat Ware für 12.100 €.

Echter Wareneinsatz: 31,8 %

Laut deinen Rezepten hätten es 29,5 % sein sollen, also 11.210 €. Die Differenz von 890 € ist Schwund, den du suchen solltest.

Soll-Ist-Vergleich: wo genau geht Ware verloren?

Der Gesamtwert sagt dir, dass etwas fehlt. Wo, das siehst du erst pro Artikel. Dafür brauchst du deine Rezepturen und die Verkaufszahlen aus der Kasse.

Beispielzahlen

Schweineschulter für den Schweinebraten

  1. Ist-Verbrauch laut Inventur: 46,5 kg
  2. Soll-Verbrauch laut Rezeptur und 147 verkauften Schweinebraten: 42,0 kg
  3. Differenz: 4,5 kg, also 35,55 € Ware im Monat

Mögliche Gründe: Der Garverlust ist höher als angenommen, die Portionen sind größer als 200 g, Reste werden abends weggeworfen, oder Personalessen wird nicht erfasst.

Kleine Differenzen sind normal. Wichtig ist, dass du die großen findest und mit dem Team über die Gründe sprichst, ohne gleich Schuldige zu suchen. Oft liegt es an einer zu groben Rezeptur oder an einer Portion, die mit der Zeit gewachsen ist.

Checkliste Inventur

Vorher

  • Zähltermin festlegen, möglichst vor der Lieferung und nach Küchenschluss
  • Zählliste nach Lagerorten sortieren: Kühlhaus, Tiefkühler, Trockenlager, Bar, Keller
  • Einheiten festlegen: kg, Liter, Stück, Flasche, angebrochene Gebinde
  • Alle Lieferungen bis zum Stichtag verbuchen, Rechnungen bereitlegen
  • Zählteams einteilen: einer zählt, einer schreibt

Beim Zählen

  • Regal für Regal, von links nach rechts, nichts überspringen
  • Angebrochene Ware wiegen oder schätzen, aber einheitlich
  • Selbst hergestellte Ware mitzählen: Soßen, Fonds, vorbereitete Beilagen
  • Leergut und Pfand getrennt erfassen
  • Verdorbene Ware aussortieren und als Verlust notieren

Danach

  • Mengen mit Einkaufspreisen netto bewerten
  • Wareneinsatz für den Zeitraum ausrechnen
  • Soll-Ist-Vergleich für die wichtigsten Artikel machen
  • Auffällige Differenzen mit dem Team besprechen
  • Zählliste für das nächste Mal verbessern

Typische Fehler

  • Mit Verkaufspreisen statt mit Einkaufspreisen bewerten.
  • Lieferungen vom Zähltag mal mitzählen, mal nicht.
  • Selbst gemachte Soßen und vorbereitete Ware vergessen.
  • Jedes Mal eine andere Zählliste benutzen, dann sind die Monate nicht vergleichbar.
  • Die Bar nicht mitzählen. Auch bei Getränken gibt es Schwund.

Alle Beträge und Mengen auf dieser Seite sind Beispielzahlen. Zu Pflichten und Fristen der Jahresinventur: keine Steuerberatung, bitte mit deinem Steuerberater klären.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ein Restaurant Inventur machen?+

Die Jahresinventur zum Stichtag ist für viele Betriebe Pflicht. Für die Kostenkontrolle reicht einmal im Jahr aber nicht. Viele Restaurants zählen einmal im Monat, teure Ware wie Fleisch, Fisch und Spirituosen auch wöchentlich.

Wann ist der Stichtag für die Inventur?+

Meist der letzte Tag des Geschäftsjahres, also oft der 31. Dezember. Ob du zur Inventur verpflichtet bist und welche Fristen um den Stichtag gelten, hängt unter anderem von deiner Gewinnermittlung ab. Das ist keine Steuerberatung, kläre es mit deinem Steuerberater.

Mit welchem Preis bewerte ich die Ware?+

In der Regel mit dem Einkaufspreis netto, also ohne Mehrwertsteuer, so wie er auf der Lieferantenrechnung steht. Nicht mit dem Verkaufspreis.

Was ist ein Soll-Ist-Vergleich?+

Du vergleichst, was laut Rezepten und Kasse verbraucht werden sollte (Soll), mit dem, was laut Inventur wirklich weg ist (Ist). Die Differenz zeigt dir Schwund durch Verderb, zu große Portionen, Bruch, nicht gebuchte Ware oder Diebstahl.

Wie lange dauert eine Inventur im Restaurant?+

Das hängt von Lager und Sortiment ab. Mit einer festen Zählliste, die nach Lagerorten sortiert ist, und zwei Personen geht es deutlich schneller als mit losen Zetteln. Beim zweiten und dritten Mal wird es spürbar schneller.

So macht es Gastravo

Mit Gastravo zählst du am Handy, auch deine Mitarbeiter in Küche und Bar können mitzählen. Die Inventurberichte zeigen dir den Vergleich zur letzten Inventur. „Bestand jetzt“ zeigt dir zwischen zwei Inventuren den aktuellen Bestand jeder Ware aus letzter Inventur, Lieferungen und Verkäufen laut Kasse, mit Warnung, wenn etwas knapp wird.

Der Soll-Ist-Vergleich zeigt dir, was laut Rezepten und Kasse verbraucht werden sollte und was laut Inventur wirklich weg ist, in Menge, Prozent und Euro, mit möglichen Gründen.

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